Сколько брать за ведение бухгалтерии: как рассчитать цену и озвучить клиенту, чтобы он купил

Клиент спрашивает, сколько будет стоить бухгалтерское обслуживание, и бухгалтер начинает вспоминать, кто из коллег сколько берёт за похожую компанию.

У Маши вроде 15 тысяч. В бухгалтерской компании видела тариф за 20. Знакомая ведёт похожее ООО за 12. Значит, где-то посередине и будет нормальная цена.

А через пару месяцев оказывается, что за эти деньги нужно не только вести учёт и сдавать отчётность. Клиент присылает документы кусками, недостающие приходится запрашивать, собственник регулярно приходит с вопросами, а часть работы, которая на первой встрече выглядела как «там ничего сложного», каждый месяц съедает несколько часов.

Работы получилось гораздо больше, чем вы рассчитывали, а цена уже названа. И теперь поднимать её неловко: вроде сами согласились работать на этих условиях.

Поэтому я бы вообще не начинала с вопроса «сколько сейчас берут другие бухгалтеры?». Цена коллег может дать ориентир по рынку, но она ничего не говорит о том, сколько работы будет именно у вас, какие расходы вы понесёте и сколько в итоге заработаете на этом клиенте.

Сначала нужно понять, что именно вы продаёте клиенту и за сколько вам выгодно выполнять этот объём работы. И только после этого сравнивать получившуюся стоимость с рынком.

От чего зависит стоимость бухгалтерского обслуживания

Мне не очень нравится идея прайса, в котором написано: ИП на УСН — столько, ООО — столько, ООО с сотрудниками — столько.

Потому что два ООО на одной системе налогообложения могут давать бухгалтеру совершенно разный объём работы.

У одного клиента документы вовремя лежат там, где вы договорились, первичка в порядке, сотрудников немного, а собственник приходит к бухгалтеру только по действительно бухгалтерским вопросам. У другого документы приходится собирать по чатам, каждый месяц выяснять, чего не хватает, несколько раз напоминать, возвращать на исправление, а параллельно отвечать на вопросы собственника и разбираться с тем, что происходило в учёте до вас.

Формально перед нами два одинаковых ООО. Но стоимость их обслуживания не может определяться только организационно-правовой формой и системой налогообложения.

Поэтому до того, как назвать цену, нужно разобраться, какой объём работы вы на самом деле берёте на себя: в каком состоянии сейчас учёт, сколько операций и сотрудников, кто работает с первичными документами, какие участки переходят к вам, что клиент ожидает от консультаций и коммуникации и есть ли работа, которую нужно сделать один раз при переходе к вам.

Например, если базу сначала нужно привести в порядок или восстановить документы за предыдущие периоды, я бы не прятала эту работу внутри первого месяца обслуживания. Это отдельная задача, у неё есть свой объём и своя стоимость.

И здесь же важно договориться, что входит в ежемесячное обслуживание, а что будет оплачиваться дополнительно.

Потому что фраза «полное бухгалтерское сопровождение» может означать для бухгалтера ведение учёта, расчёт налогов и сдачу отчётности, а клиент услышит совсем другое: теперь всё, что связано с деньгами, документами, банком, договорами и налоговой, можно передать бухгалтеру.

И лучше обнаружить эту разницу в представлениях до начала работы, а не через полгода, когда бухгалтер уже раздражён количеством дополнительных задач, а клиент искренне уверен, что за всё заплатил.

Как посчитать, сколько вы на самом деле зарабатываете на клиенте

Когда я предлагаю бухгалтерам посчитать прибыль по клиентам, часто выясняется интересная вещь: общая выручка вроде бы устраивает, денег на счёт приходит достаточно, а ответить на вопрос «сколько я зарабатываю на конкретном клиенте?» сложно.

Потому что для этого недостаточно посмотреть, сколько клиент переводит вам каждый месяц. Нужно понять, сколько бизнесу стоит его обслуживать.

Проще всего начать с одного клиента, объём работы по которому вы хорошо знаете. Посмотрите, что вы и сотрудники действительно делаете для него в течение месяца: ведение зарплаты, банк, первичка, отчётность, ответы на вопросы в чате, консультации, запрос документов.

Если время раньше не фиксировали, не нужно пытаться задним числом восстановить каждую минуту. Лучше начать вести фото дня с текущего момента. Причём особенно внимательно я бы посмотрела на те действия, которые обычно вообще не считаются работой: «быстро ответила», «пять минут посмотрела», «ещё раз напомнила», «проверила, прислал ли документы».

Каждая такая задача действительно может занимать пять минут. Но когда клиентов двадцать, а таких «пятиминуток» у каждого несколько в неделю, внезапно становится понятно, куда делась значительная часть рабочего дня.

При этом одного спокойного месяца для расчёта недостаточно. В бухгалтерской работе есть отчётные периоды, майские праздники, разовые задачи, которые возникают раз в год. Если клиент платит одинаковую сумму ежемесячно, стоимость этой работы тоже должна быть заложена в обслуживание.

И только после этого можно переходить к деньгам.

Почему свою работу тоже нужно включать в расчёт

Вот здесь у бухгалтеров-фрилансеров часто появляется ловушка.

Допустим, клиент платит 20 тысяч рублей. На программы, налоги и работу помощника ушло 7 тысяч. Очень хочется решить, что остальные 13 — это прибыль.

Но если часть работы по этому клиенту вы делали сами, это не так.

Вы проверяли учёт, готовили отчётность, консультировали собственника, решали сложные вопросы. То есть часть этих денег вы заработали как главный бухгалтер, который своими руками выполнял работу, и только оставшаяся часть является результатом бизнеса.

Пока вы работаете одна, разница может казаться неважной: ведь эти 13 тысяч из нашего примера остаются у вас. Разница становится ощутимой, когда вы берете сотрудников на свою часть работы и перестаете работать главным бухгалтером.

Работу, которую раньше бесплатно для бизнеса выполняли вы, нужно кому-то передать. И этому человеку придётся платить.

Поэтому я бы при расчёте клиента сразу задавала себе вопрос: сколько будет стоить выполнение этой работы, если завтра её буду делать не я?

Если первичку можно передать первичнику, считаем стоимость этой работы. Если нужен бухгалтер на участок «заработная плата» - учитываем его. Если часть задач пока может выполнять только главный бухгалтер, учитываем и его зарплату.

Тогда вы увидите реальную экономику клиента и поймёте, позволяет ли его цена не только окупать расходы по работе с ним, но и формировать для вас прибыль 50% и более. Пока у вас нет расходов на маркетинг и продажи – это хороший процент.

Нужно ли смотреть на цены конкурентов

Конечно.

Только я бы делала это не вместо расчёта, а после него.

Потому что вопрос «сколько ты берёшь за ООО на УСН?» почти бесполезен без перечня услуг, который вы будете делать для клиента.

Какой объём работы? Сколько там операций и сотрудников? Кто занимается первичкой? Входят ли консультации? Как устроена коммуникация? Что бухгалтер делает за эту сумму, а что оплачивается отдельно?

Без этих подробностей можно обнаружить, что один бухгалтер за 15 тысяч только ведёт учёт и сдаёт отчётность, а другой за те же деньги ещё рассчитывает зарплату, готовит платежи, отвечает на требования и круглосуточно консультирует собственника.

Цифра одинаковая. Продукт совершенно разный.

Не стоит подгонять свои цифры под чужой прайс, так как в бухгалтерском аутсорсинге нет единых стандартов. И всегда у кого-то из коллег будет дешевле или дороже.

Как назвать цену новому клиенту

Главная ошибка здесь — назвать стоимость раньше, чем вы поняли задачу.

Клиент спрашивает: «Сколько у вас стоит ведение ООО на УСН?», и очень хочется сразу ответить цифрой. Но в этот момент вы ещё практически ничего не знаете о том, что собираетесь купить себе за эту цифру на ближайшие месяцы.

Поэтому на первом созвоне я бы сначала собирала информацию: что за бизнес, в каком состоянии учёт, какой объём операций, есть ли сотрудники, что клиент хочет передать бухгалтеру, какие сложности были раньше и какой результат он ожидает от работы.

И уже после этого можно сказать:

«С учётом того объёма, который мы сейчас обсудили, стоимость обслуживания составит 35 000 рублей в месяц. В эту стоимость входит…»

Дальше коротко перечислить основные услуги и отдельно обозначить то, что в ежемесячную стоимость не входит.

Подробный скрипт первого созвона с клиентом вместе с примерами вы можете посмотреть здесь.