Регламенты работы бухгалтерии: какие три написать первыми

Когда бухгалтер начинает работать один, ему обычно вообще не до регламентов.

Есть клиент, которому нужно сдать отчётность. Есть второй, у которого опять не хватает первички. Третий что-то прислал в мессенджер в 22:40 и очень надеется, что бухгалтер уже сегодня всё посмотрит.

Пока клиентов немного, мы всё это как-то удерживаем в голове.

Помним, кому когда написать, кто обычно задерживает документы, где у какого клиента лежит первичка и что обязательно нужно проверить перед сдачей отчётности.

А потом клиентов становится больше.

И вот здесь начинается интересное.

Оказывается, вы не просто ведёте бухгалтерию. Вы одновременно являетесь единственным человеком, который знает, как именно эта бухгалтерия должна работать.

Поэтому, когда появляется помощник, возникает странная ситуация: вы вроде бы наняли человека, чтобы снять с себя часть работы, а сами начинаете работать ещё больше.

Потому что теперь надо не только сделать, но и объяснить, как делать. Потом проверить. Потом исправить. Потом ещё раз объяснить.

И в какой-то момент появляется мысль: «Проще было самой».

Вот здесь и нужны регламенты.

Не для того, чтобы завести папку с красивыми документами и почувствовать себя серьёзной компанией.

А для того, чтобы часть работы перестала зависеть от вашей памяти и вашего постоянного присутствия.

Что такое регламент работы в бухгалтерии?

Регламент - это описание правил, последовательности и сроков выполнения рабочих задач.

Не скачанный документ из интернета с общими фразами. А конкретная последовательность действий, сроки, зоны ответственности и понятный результат по вашим клиентам.

Например, мало написать: «Сотрудник своевременно обрабатывает первичные документы».

Своевременно - это когда?

Какие документы?

Что значит «обрабатывает»?

Куда их нужно загрузить, что проверить и когда сообщить руководителю о проблеме?

Если на эти вопросы каждый отвечает по-своему, регламента у вас нет. Есть только ожидание, что каждый правильно понимает, что нужно делать.

Именно поэтому я не люблю начинать с готовых шаблонов.

Вы открываете такой документ и обнаруживаете пункты, которые вам не подходят.

Бухгалтеру, который только начинает делегировать, важно, чтобы помощник правильно запросил документы у клиента, провёл их в базе и сообщил о проблеме и готовом результате. Чтобы не бегать за ним с вопросом: «Ну что там, готово?»

Какие регламенты нужны бухгалтеру на аутсорсе в первую очередь

Я бы не пыталась описать сразу всю практику.

Это очень распространённая ошибка: человек решает навести порядок, открывает новый файл и начинает писать инструкцию на двадцать страниц.

Через пару часов ему становится скучно, через три дня файл отправляется в папку «Регламенты», а дальше все продолжают работать как раньше.

Начинать лучше с тех процессов, которые повторяются постоянно, уже можно передать другому человеку, чаще всего становятся причиной ошибок или требуют от вас усиленного контроля.

И вот здесь я бы начала с трёх вещей.

1. Регламент работы с клиентом

Первое, что стоит описать, - как вообще устроена работа с конкретным клиентом.

Потому что «вести клиента» для каждого бухгалтера означает что-то своё.

У одного клиент присылает первичку до 5-го числа, у другого - когда вспомнит. Один бухгалтер сам запрашивает недостающие документы, другой ждёт, пока клиент пришлёт всё самостоятельно.

Для кого-то бухгалтер только ведёт учёт и сдаёт отчётность, а где-то ещё делает первичку, готовит платежи и консультирует собственника.

Пока клиентом занимаетесь вы, все эти особенности можно помнить.

Когда передаём работу помощнику, информацию из головы важно выгрузить, чтобы начать строить систему.

Поэтому по каждому клиенту стоит зафиксировать основные договорённости: что входит в обслуживание, какие документы и когда должен передавать клиент, какие задачи выполняет бухгалтер, какие есть особенности и в каких случаях сотрудник должен обратиться к вам.

Простая проверка: если завтра вы заболеете, сможет ли другой бухгалтер открыть информацию по клиенту и понять, что ему делать?

Если нет, значит, информации для помощника недостаточно.

2. Регламент закрытия месяца

Вот этот документ я бы поставила в число первых обязательно.

Потому что закрытие месяца - как раз та работа, которую бухгалтер выполняет регулярно, но при этом в каждой компании может быть своя последовательность.

Где-то сначала проверяют банк, потом первичку и расчёты с контрагентами. Где-то есть дополнительные участки, которые обязательно нужно закрыть до формирования отчётности. Где-то есть свои контрольные точки, без которых месяц нельзя считать завершённым.

Если всё это знаете только вы, сотрудник каждый месяц будет приходить к вам с вопросами.

«А это нужно смотреть?»

«А по этому клиенту что делаем?»

И вам приходится делать работу помощника, за которую уже получает оплату ваш сотрудник.

Поэтому регламент закрытия месяца - это задачи, которые мы делаем регулярно, со сроками и ответственными лицами.

3. Регламент по участкам, где ошибка критична

Третий регламент важно сделать для тех участков, где ошибка может дорого обойтись клиенту или самому бухгалтеру.

Возьмём, например, банк. Можно написать сотруднику: «Проверь банковские операции». Но такая формулировка мало помогает. Что именно проверить? Остатки? Документы? Назначения платежей? Корректность отражения операций? Расчёты с конкретными контрагентами?

Гораздо надёжнее один раз определить контрольные точки и собрать их в короткий чек-лист, по которому сотрудник сам себя перепроверит и обнаружит ошибки самостоятельно.

Такой чек-лист нужен не только для нового сотрудника. Даже опытный бухгалтер может что-то пропустить, особенно когда одновременно ведёт несколько клиентов и работает в режиме многозадачности.

Я бы начинала с участка, где уже были ошибки, где сотрудники чаще всего что-то забывают или где последствия ошибки дорого обходятся и в деньгах, и в репутации. Это участки, которые связаны с деньгами и отчётностью.

Не надо регламентировать всю бухгалтерию сразу. Один хорошо сделанный регламент или чек-лист на критичном участке может дать бизнесу гораздо больше, чем десять документов, которые никто не открывает.

А нужно ли вообще всё регламентировать?

Нет.

И здесь я бы советовала не увлекаться.

Если прописать каждое действие бухгалтера, получится огромная инструкция, по которой сложно работать.

Кроме того, бухгалтерская работа включает в себя профессиональное суждение. И сотруднику на роли ведущего бухгалтера или главного бухгалтера, кроме рутинных операций, важно думать головой: анализировать ситуацию клиента и подбирать варианты решений.

Иначе он постоянно будет советоваться с вами и передавать ответственность за все решения вам.

Такой результат не сильно интересен и помешает освободить ваше время от рутины.

Как писать регламенты, чтобы ими действительно пользовались

Самая большая ошибка - писать регламент «на будущее».

Когда-нибудь будет время, мы всё опишем, красиво оформим и положим в общую папку.

Не будет.

Поэтому берите конкретную проблему.

Например, помощник каждый месяц забывает один и тот же этап при начислении зарплаты.

Вот его и описываем.

Или клиент постоянно присылает документы не в том формате, из-за чего сотруднику приходится возвращаться к нему несколько раз.

Делаем инструкцию для клиента, чтобы вам поступали корректные документы.

Или вы каждый раз передаёте новому сотруднику клиента и полчаса рассказываете одно и то же.

Значит, пришло время сделать регламент по вводу клиента в работу.

Регламент появляется не потому, что «у нас должна быть система».

Он появляется потому, что конкретную работу уже надоело каждый раз объяснять заново и исправлять в ней ошибки.

И ещё важно

Не пытайтесь написать идеальный регламент с первого раза.

Первый вариант почти наверняка окажется неидеальным.

Сотрудник задаст вопрос, которого вы не предусмотрели. Вы обнаружите, что какой-то пункт написан нечётко и можно понять двояко. Где-то окажется лишний шаг, а где-то, наоборот, не хватит одного действия.

Это нормально.

Регламент - это живой и рабочий документ, который меняется, дополняется вместе с вами и ростом клиентской базы.

Это ваш способ обозначить команде то, как мы здесь работаем.

Поэтому после первых нескольких применений его можно поправить.

А вот постоянно переписывать правила и менять их каждый раз под нового сотрудника точно не стоит.

С чего начать, если регламентов нет вообще?

Возьмите одного клиента и один повторяющийся процесс, который вы решили делегировать.

Запишите, что именно вы делаете, в какой последовательности, какие сроки соблюдаете, что проверяете и в какой момент говорите: «Всё, работа закончена».

Потом отдайте этот процесс сотруднику и посмотрите, где он начнёт задавать вопросы или сделает что-то некорректно.

Это материал для доработки регламента.

Так постепенно задачи перестанут жить только у вас в голове.

И, на мой взгляд, это и есть главная задача регламентов в бухгалтерском бизнесе.

Сделать так, чтобы аутсорсинг мог работать чётко и безопасно руками команды по правилам собственника.